مدیریت دانش، راهبردها و فرآیندهایی هستند که قادرند تولید و جریان دانش را به منظور ایجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان، مشتریان و کاربران در کل سازمان به وجود آورند. مدیریت دانش، فرایند گسترده ای است که امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمان را مورد توجه قرار می‌دهد.(البرزی،۱۳۸۴) تعریف جامع و قابل قبول تری از مدیریت دانش توسط مرکز کیفیت و بهره وری آمریکا ارائه شده است که عبارت است از:مدیریت دانش،کسب دانش درست،برای افراد مناسب،در زمان صحیح و مکان مناسب است،به گونه ای که آنان بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمان،بهترین استفاده را از دانش ببرند. مدیریت دانش یک مدل کسب و کار نظام یافته داخلی است که به تازگی در حیطه علوم و سازمان‌ها پدیدار شده و یک طیف وسیع علمی را با تمام منظرهای آن مورد رسیدگی قرار می‌دهد . این طیف وسیع می‌تواند ، تولید دانش ، تدوین قوانین علمی و مشارکت علمی را شامل شده و نهایتاًً به ارتقاء فراگیری و نوآوری منجر شود .(محمد لو ،۱۳۸۳)

مدیریت دانش ناظر بر کیفیت و چگونگی به کارگیری اطلاعات توسط افراد برای حل مسائل ، منابع اطلاعاتی مناسب برای تبدیل به دانش و چگونگی ذخیره دانش برای استفاده توسط کاربران خاص می‌باشد . سازمان‌های امروزی در حال تلاش برای یافتن روش هائی هستند که به آن ها در تحصیل ، سازماندهی ، انتقال و به کارگیری مؤثر دانش در کل سازمان کمک کند . (واعظی ،۱۳۸۴ )

تعاریف زیادی از مدیریت دانش ارائه شده است از جمله :

– مدیریت دانش استفاده خلاق و مؤثر و کارآمد از کلیه دانش ها و اطلاعات در دسترس سازمان به نفع مشتری و در نتیجه به سود خود سازمان (مک دانلد ،۱۳۸۱،ص۲)

– مالهوترا در تعریف مدیریت دانش بیان می‌کند :”مدیریت دانش ، فرایندی است که بواسطه آن سازمان‌ها در زمینه یادگیری (درونی کردن دانش ) کد گذاری دانش (بیرونی کردن دانش )، و توزیع و انتقال دانش ، مهارتهایی را کسب می‌کند .(ابطحی ، صلواتی ،۱۳۸۵،ص۳۴)

– تعریف اسوان (۱۹۹۹) از مدیریت دانش یکی از بهترین تعاریف قلمداد می شود ، چرا که این تعریف اهداف را تشریح و مدیریت دانش را در جایگاه سازمانی مناسب قرار می‌دهد :”مدیریت دانش هر گونه فرایند یا عمل تولید ، کسب ، تسخیر ، ترویج و جامعه پذیری و کاربرد آن است “(واعظی، ۱۳۸۳ ) مدیریت دانش به فرایند شناسایی،انتخاب، سازماندهی ، تلخیص و دسته بندی اطلاعات ضروری برای کسب و کار شرکت اشاره دارد ، به گونه ای که عملکرد کارکنان و مزیت رقابتی شرکت را بهبود ببخشد امروزه دانش مهم ترین دارایی سازمان ها محسوب می شود، لذا مدیریت دانش به منزله چالش کشف دانایی های فردی و تبدیل آن به یک موضوع اطلاعاتی به نحوی که بتوان آن را در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کرد، با دیگران مبادله نمود و در فرایند کارهای روزمره به کار گرفت. داده حقایق دانسته شده ای است که به صورت آشکار، از جهان خارج استخراج شده است. اطلاعات زمانی به وجود می‌آید که این داده ها را بتوانیم در قالب یک مسئله خاص (اقتصادی) مورد استفاده قرار گیرد. زمانی اطلاعات به دانش تبدیل می شود که از آن برای رسیدن به بازده بیشتر، ارزش افزوده یا خلق ارزش استفاده شود . یک دسته بندی جامع و کاربردی از دانش عبارت است از:

دانش عمومی و علمی : این دانش عبارت است از دانش عمومی و رسمی که در کتاب‌های درسی و مرجع و پایگاه های داده عمومی وجود دارد.

دانش تخصصی : یعنی دانش تخصصی در یک رشته خاص صنعتی که در بین متخصصین آن صنعت رواج دارد.

دانش سازمانی : دانشی است که فقط در یک سازمان خاص وجود دارد و با تار و پود آن سازمان عجین شده است.

دو نـوع دانش وجود دارد: دانش صریح و دانش ضمنی. دانش صریح دانشی است تعریف شده و با ساختار که به طور مدون در آمده است . این دانش رسمی و سیستماتیک است و به راحتی در مشخصات تولیـد ، فرمول های علمی یـا برنامـه های کامپیوتـری مشاهده می‌شوند ، ( نوناکا و کونو ۱۹۹۸ ). ‌بنابرین‏ می توان این دانش را به راحتی منتقل کرد و به مشارکت گذاشت. بر خلاف آن دانش ضمنی به طور نا آگاهانه ادراک و به کار برده می شودبیان آن مشکل است و مستقیماً ازراه تجربه وعمل حاصل می شود. ( زاک ۱۹۹۹ ). دانش ضمنی کاملاً شخصی است ، فرموله کردن آن مشکل است ، انتقال یا مشارکت آن به دیگران دشوار می‌باشد .بنا براین مدیریت دانش اساساً در خصوص دست یافتن به دانش ضمنی می‌باشد تا اینکه از انبوهی از دانش تجمعی سازمان بهره بگیرد (کلدرک و رولو ۲۰۰۱ ).

در این دسته بندی ، سطح دانش آشکار ، بستگی به درجه کدگذاری و نگه د اری اطلاعات مورد نیاز یک فرد و سطح دانش ضمنی نیز به سطح تقسیم دانش از طریق نحوه روابط میان افراد بستگی دارد.

روش های به کارگیری مدیریت دانش در سازمان را به چهار دسته : دینامیک، انسان محور، سیستم محور و منفعل تقسیم کرده‌اند.

روش منفعل: سازمان هایی که از این روش استفاده می‌کنند . تمایل کمی به مدیریت دانش دارند و به صورت روشی سیستماتیک اداره نمی شوند . در این سازمان‌ها ، تعریف مناسبی از دانش وجود ندارد، از این رو، اثر بخشی در سازمان های فوق در طول مدت زمان کاهش می‌یابد .

روش سیستم محور : سازمان هایی که از روش نامبرده استفاده می‌کنند، تأکید بیشتری بر کدگذاری و استفاده از دانش آشکاردارند. ‌به این ترتیب ، تاثیرپذیری خود را از طریق فناوری اطلاعات افزایش و در مقابل ، ‌پیچیدگی های دسترسی به اطلاعات و استفاده از آن را کاهش می‌دهند. ‌بنابرین‏، در این روش ، هزینه اندک تبادل اطلاعات و جواب سریع تر به مشتری ‌امکان‌پذیرتر است و معمولا دانش آشکار بهتر تقسیم می شود. و نیز می توان از استفاده دوباره اطلاعات کدگذاری شده، به سطح مناسب تری از دانش دست یافت . همچنین برنامه های آموزشی استاندارد و گروهی این روش ، توانایی‌های سازمان ها را بالا برده ، نیاز به داشتن اطلاعات گسترده را در میان اعضای یک سازمان کاهش می‌دهد.

روش انسان محور: تأکید بر روش انسان محور، بر پایه تقسیم دانش های ضمنی است . در این روش، اطلاعات از راه شبکه های فردی غیررسمی توزیع می شود و افراد می‌توانند ، روش های مناسبتری را شناسایی کنند، چرا که روش مذبور در ارتباط میان اعضای یک سازمان بسیار باارزش است.

روش پویا: سازمان هایی که از روش دینامیک استفاده می‌کنند، از هر دو نوع دانش ضمنی و آشکار ، بهره می گیرند و آن ها را به بهترین نحو، مورد توجه و استفاده قرار می‌دهند.