از شرایط اساسی انتقال، شرایط شکلی مقرر در قانون تجارت(م۴۰) می‌باشد.این شرط شکلی، ثبت انتقال و امضای دفتر ثبت سهام شرکت می‌باشد. با بررسی قانون تجارت می‌توان ‌به این نتیجه رسید که قانون‌گذار، بیشتر به شرایط شکلی انتقال نظر دارد.

در صورتی که شرایط شکلی م ۴۰ رعایت نشود، انتقال سهام بین ناقل و منتقل‌الیه (اگر بر اساس اصول و قواعد عمومی قراردادها صحیح صورت گرفته باشد) صحیح است؛ ولی در صورتی که شرایط شکلی م ۴۰ رعایت نشده باشد، اثر انتقال نسبت به شرکت و اشخاص ثالث، عدم قابلیت استناد و بی‌اعتبار بودن انتقال است (اگر شرایط عمومی قراردادها نیز رعایت نشده باشد و عقد برحسب مورد غیرنافذ و یا باطل باشد، این حالت هم نسبت به ناقل و منتقل‌الیه قابل استناد و عقد بین این دو بر حسب مورد باطل و یا غیرنافذ است).

شرکت و اشخاص ثالث، شخصی که نام او در دفتر ثبت سهام شرکت، ثبت شده است (یعنی سهامدار سابق) را سهامدار می‌شناسد و نه منتقل‌الیه. ولی منتقل‌الیه می‌تواند الزام فروشنده‌ سهم را به امضای دفتر ثبت سهام با استناد به عقد منعقد شده بین خود و ناقل‌، از مراجع ذی‌صلاح بخواهد.

در نتیجه؛ نقل و انتقال، بدون رعایت شرایط شکلی گفته شده، برای شرکت و اشخاص ثالث فاقد اعتبار می‌باشد و قابلیت استناد ندارد، اما برای انتقال‌دهنده و منتقل‌الیه معتبر است؛ چون به موجب قرارداد، بین این دو شخص، انتقال صورت گرفته است و قانون اعتبار این قرارداد را به رسمیت شناخته و ماده ۴۰ نیز از چنین قراردادی سلب اعتبار نکرده است. در واقع انتقال بر مبنای قرارداد، صحیح است ولی بر مبنای قانون (با وجود عدم ثبت) همچنان انتقالی صورت نگرفته و تملیک برای ثالث ایجاد نشده است.

نتیجتا در انتقال سهام بانام هر نوع انتقال نسبت به ناقل و منتقل‌الیه صحیح و معتبر می‌باشد ولی عدم رعایت شرایط شکلی مقرر در م۴۰ یعنی عدم ثبت انتقال در دفتر ثبت شرکت موجب عدم قابلیت استناد آن نسبت به شرکت و اشخاص ثالث و در واقع موجب بی‌اعتباری انتقال می‌شود و برای این که منتقل‌الیه از حقوق مربوط به سهام استفاده کند باید نام او در دفتر ثبت، به عنوان سهامدار، قید شود و ترتیبی که در قانون مقرر شده رعایت شود. پس از شرایط اساسی انتقال سهام بانام، ثبت انتقال در دفتر ثبت است و در این صورت است که انتقال سندیت پیدا می‌کند.

نحوه انتقال در قانون مشخص شده ولی اساسنامه‌ی شرکت نیز اجازه دارد که تشریفات ثبت و انتقال را تعین کند که این امر به شیوه ثبت مقرر در قانون جنبه قانونی بیشتری می‌دهد.

امروزه ثبت انتقال سهام شرکت، رایانه‌ای شده است و نیاز به صرف هزینه و حضور مکرر برای ناقل و منتقل‌الیه نمی‌باشد و تنها صرف امضای اوراق انتقال و ارائه‌ آن به امور رایانه‌ شرکت، برای ثبت انتقال کافی است.

تشریفات و نحوه ثبت انتقال در صورتی که انتقال قهری باشد متفاوت از انتقال قراردادی است. انتقال قهری سهام در حالت‌های مختلفی پیش می‌آید‌، مثلا در اثر فوت سهامدار و انتقال به ورثه‌، در اثر ورشکستگی سهامدار‌، مصادره سهام یا توقیف و فروش سهام دراثر اجرای احکام قضایی و … .

م ۴۰ لایحه ناظر به انتقال قراردادی سهام است. همچنین تشریفات و نحوه ثبت انتقال در بورس با انتقال خارج از بورس نیز متفاوت است.

در انتقال در بورس، انتقال دهنده، اوراق درخواست فروش را به همراه وکالتنامه‌ای (باحق توکیل به غیر)، به کارگزارارائه می‌دهد تا حق امضاء اوراق ودفاتر مربوط به انتقال را داشته باشد. کارگزاران هم پس از فروش سهام با ظهرنویسی وکالتنامه، به نماینده و همچنین واسطه شرکت در بورس، وکالت در امضاء اوراق و دفاتر را شرکت می‌دهند. اگر سهام غیر قابل عرضه در بورس باشد، مثلاً سهام شرکت‌های سهامی خاص که در بورس پذیرفته نشده‌اند، نحوه ثبت و انتقال آن متفاوت با سهام قابل پذیرش در بورس است.

در انتقالات قهری نیز ‌در مورد فوت سهامدار، وراث با ارائه گواهی انحصار‌ وراثت و مفاصا حساب مالیاتی نامشان در دفتر ثبت سهام شرکت به عنوان سهامدار ثبت می‌شود. درمورد اجرای احکام قضایی ارائه حکم قضایی از مرجع صلاحیتدار، برای ثبت انتقال در دفتر ثبت سهام کافی است.

ثبت انتقال سهام، انتقال را واجد آثار حقوقی می‌کند؛ زمانی که نام خریدار در دفتر ثبت سهام ثبت شد، حقوق و مزایای مالی و غیر مالی و تعهدات مربوط به سهام نیز به شخص منتقل می‌شود و منتقل‌الیه امکان بهره‌مندی از حقوق و مزایا را خواهد داشت و هم چنین در صورتی که تعهد پرداخت نسبت به سهام وجود داشته باشد، این تعهد نیز به منتقل‌الیه، انتقال می‌یابد.

زمانی که شرکت انجام تعهد مربوط به سهام یعنی پرداخت مابقی مبلغ سهام را بخواهد باید به مالک سهام رجوع کند و برای شناسایی سهامدار، باید به دفتر ثبت سهام رجوع کرد تا نام سهامدار مالک را شناسایی و انجام تعهد را از او بخواهد.

بر همین اساس است که امضاء اوراق انتقال و ارائه‌ آن ها به همراه ورقه سهم به منتقل‌الیه کافی برای استناد در برابر نیست و در واقع بعد از ثبت انتقال در دفتر ثبت سهام است که دارنده جدید سهام می‌تواند در برابر شرکت ادعای حقوق و مزایای مربوط به سهام را نماید. هرچند انتقال بدون ثبت در دفتر هم صحیح و در روابط بین متعاملین سهام قابل استناد است، ولی همان گونه که گفته شد در مقابل شرکت و اشخاص ثالث قابل استناد نمی‌باشد.

برای عدم مواجهه با این مشکلات بهتر است زودتر اقدام به ثبت انتقال نمود.

۳-۵-۲- انتقال سهام بی‌نام

قبل از این که اسناد در وجه حامل، در معاملات وارد شوند، انتقال اشیاء منقول با قبض و اقباض انجام می‌شد و انتقال اموال‌ غیر‌منقول با تشریفات معینی صورت می‌گرفت.

امروزه دارنده‌ی یک سهم بی‌نام دارای حقوقی است که شامل وجه نقد و مال منقول و طلب و … می‌باشد، ورقه‌ی سهم هم نماینده آن حقوق است و این سند، خاصیت مالکیت شیئ منقول بخود گرفته است.

‌به این جهت انتقال سهم بی‌نام، عینا تابع مقرراتی است که در قانون مدنی برای اشیاء منقول و مقررات خاصی که در باب پنجم قانون تجارت از ماده ۳۲۰ تا ۳۳۴ برای اسناد در وجه حامل مقرر شده، می‌باشد.. این مقررات چون کلی است، شامل سایر اسناد در وجه حامل از جمله سهام بی‌نام نیز می‌باشد.^[۶۰]

این اسناد چون بی‌نام و درحکم اسناد در وجه حامل است، متصرف یا دارنده، مالک چنین سندی به شمار می‌رود مگر این که خلاف حکم مذبور به اثبات برسد.

بر حسب قواعد حاکم بر اسناد در وجه حامل، که انتقال آن ها با قبض و اقباض صورت می‌گیرد و هیچ تشریفات خاصی برای انتقال آن ها ضرورت ندارد؛ انتقال سهام بی نام نیز با قبض و اقباض صورت می‌گیرد و تشریفات دیگری ندارد..

ماده ۳۹ لایحه‌ی اصلاحی قانون تجارت ۱۳۴۷ نیز به همین نکته پرداخته است:

«سهم بی‌نام به صورت سند در وجه حامل تنظیم و ملک دارنده آن شناخته می‌شود، مگر خلاف آن ثابت گردد. نقل و انتقال این گونه سهام به قبض و اقباض به عمل می‌آید. گواهینامه‌ی موقت سهام بی‌نام درحکم سهام بی‌نام است و از لحاظ مالیات بر درآمد مشمول مقررات سهام بی‌نام می‌باشد».

در ماده ۳۹ گواهینامه‌ی موقت سهام بی‌نام نیز ذکر شده و آن را در حکم سهام بی نام دانسته است.