از ویژگی های سازمان های جدید انباشت بیش از حد دانش است، به طوری که افزایش حجم اطلاعات در سازمان ها و لزوم استفاده از آن در تصمیم های سازمانی طی دو دهه اخیر موجب ظهور پدیده ای به نام مدیریت دانش شده است. این امر ضرورت برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و پایش دانش سازمانی و همچنین مدیریت فرایند دسترسی به دانش درست را با تأکید بر کارایی و اثربخشی ، نشان می‌دهد.

همچنین پیتر دراکر(۱۹۹۲) معتقد است که در اقتصاد امروز دنیا، دانش منبعی همانند و در عرض سایر منابع تولید مانند کار و سرمایه و زمین نیست، بلکه تنها منبع معنی دار عصر حاضر به شمار می رود. در واقع دانش تنها منبعی در سازمان است که در اثر استفاده، نه تنها از ارزش آن کاسته نشده،بلکه بر ارزش آن نیز افزوده می‌گردد.(گلاسر،۱۹۹۸) این دانش در رویه ها، دستورالعمل ها، دیدگاه ها اقدامات و تصمیمات سازمانی مستقر و مستتر است و زمانی اهمیت بیشتر می‌یابد که به محصولات و خدمات ارزشمندی تبدیل شود.(رضائیان و همکاران،۱۳۸۷) کوئین و همکاران،۱۹۹۶ مدیریت دانش را مجموعه ای از فعالیت ها می دانند که به شرکت کمک کرده تا دانش را از داخل و خارج سازمان به دست آورد.(آنا ماریا بوجیکا،ماریا دل مار فونتس،۲۰۱۲) همچنین مدیریت دانش به فرایند تسخیر تخصص های جمعی و به کارگیری هوشمندی در سازمان و استفاده از آن ها برای پرورش نوآوری از طریق سازمانی مستمر، اشاره دارد. در دیدگاه علم اقتصاد تعریف مدیریت دانش عبارت است از بهره برداری کارآمد از منابع ناملموس مرتبط با دانش، در همه بخش های اقتصادی برای ارتقاء بهره وری و کیفیت همه عوامل سنتی تولید(گرانت،۱۹۹۱) در تعریف بات(۲۰۰۰) مدیریت دانش، فرایند تسهیل فعالیت های مرتبط با دانش نظیر خلق، کسب، تغییر شکل و استفاده از آن است. هدف سازمان از به کارگیری دانش، تطبیق مداوم خود با محیط خارجی(بازار، شرایط اجتماعی- سیاسی و ترجیحات مشتری) است.

بن فور(۲۰۰۳) مدیریت دانش را به عنوان مجموعه ای از رویه ها، زیرساخت ها و ابزارهای فنی و مدیریتی می‌داند که در جهت خلق، تسهیم و به کارگیری اطلاعات و دانش در درون و بیرون سازمان ها طراحی شده اند.

باتی و همکاران(۲۰۱۱) مدیریت دانش را ایجاد فرایندهای لازم برای شناسایی و جذب داده، اطلاعات و دانش های مورد نیاز سازمان از محیط درونی و بیرونی و انتقال آن ها در تصمیم ها و اقدام های سازمان و افراد تغییر می‌کند.

جونز(۲۰۰۵) مدیریت دانش را رویکردی یپارچه و نظام مند در جهت تشخیص، مدیریت و تسهیم کلیه دارایی های فکری شامل پایگاه های داده، مستندات، رویه ها و سیاست ها و تجارت موجود در ذهن افراد می‌داند.

فرایند کشف، کسب، توسعه و ایجاد، تسهیم، نگهداری، ارزیابی و به کارگیری دانش مناسب در زمان مناسب در سازمان است که از طریق ایجاد پیوند بین منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب برای دستیابی به اهداف سازمانی صورت می پذیرد.(افرازه،۱۳۸۴)

مرکز مدیریت دانش در دانشگاه تگزاس آمریکا، مدیریت دانش را اینگونه تعریف می‌کند: فرایند نظام مند کشف، انتخاب، سازماندهی، تلخیص و ارائه اطلاعات است؛ به گونه ای که شناخت افراد را در حوزه مورد علاقه اش بهبود می بخشد. مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند تا از تجارب خود، شناخت و بینش به دست آورد و فعالیت خود را به کسب، ذخیره سازی و استفاده از دانش متمرکز کند تا بتواند در حل مشکلات، آموزش پویا، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری از این دانش بهره ببرد.

رادینگ(۲۰۰۳) مدیریت دانش را شیوه شناسایی، در اختیار گرفتن، سازماندهی و پردازش اطلاعات جهت خلق دانش می‌داند که پس از آن توزیع می شود و در دسترس دیگران قرار می‌گیرد تا برای خلق دانش بیشتر استفاده شود.

مالهوترا(۲۰۰۵) مدیریت دانش فرایندی است که به واسطه ی آن، سازمان ها در زمینه یادگیری(درونی کردن دانش) کدگذاری دانش(بیرونی کردن دانش) و توزیع و انتقال دانش مهارت هایی را کسب کنند.

استیو هالس مدیریت دانش را فرایندی می‌داند که سازمان ها به واسطه ی آن توانایی تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش را پیدا کرده و همچنین قادر خواهند بود دانش کسب شده را به گونه ای مؤثر در تصمیم های خود به کار گیرند.

ادل و گریسون(۱۹۹۸) مدیریت دانش نگرش های سیستماتیک را برای یافتن، درک و استفاده از دانش برای خلق ارزش به کار می‌گیرد.

وندر اسپک و اسپیچ کروت(۱۹۹۷) مدیریت دانش کنترل صریح بر دانش درون سازمان که هدف آن رسیدن به اهداف سازمان است.

پتراش(۱۹۹۶) مدیریت دانش اکتساب دانش درست برای افراد درست در زمان درست است که آن ها را قادر کند بهترین تصمیم ها را اتخاذ کنند.

۲-۱-۴-۱- دلایل اهمیت به کارگیری مدیریت دانش

سرعت بالای توسعه تکنولوژی های جدید و ارتباطات دیجیتال منجر به افزایش اهمیت مدیریت دانش به عنوان یک منبع حیاتی برای کسب مزیت رقابتی گردیده است(ان.دی.للا،۲۰۱۰). نبود فضای رقابتی در بین سازمان‌های دولتی دلیلی برای عدم توجه به مقوله مدیریت دانش نیست.سازمان های دولتی باید با مقایسه بین وضعیت کنونی و گذشته خود سعی در بهبود ارائه خدمات خود به ارباب رجوع بوده و تلاش کنند تا فرایندهای درونی خود را به نحو اثربخشی انجام دهند. مدیریت دانش با تسهیم دانش در سازمان و به حافظه سپردن دانش افراد در حافظه سازمانی می‌تواند کارکنانی دانشی بار آورد که پاسخگوی نیاز مراجعین خود باشند. مراجعینی که روز به روز آگاه تر می‌شوند و توقعات بالاتری را از سازمان ها دارند. در چنین فضایی خلق و مبادله دانش یک فاکتور اساسی در سازمان های دولتی برای ارائه خدمات بهتر و تصمیم گیری های منطقی تری باشد(ان.دی.للا،۲۰۱۰).

مکینتاش(۱۹۹۹)و اکول(۲۰۰۳)عوامل زیر را در اهمیت و گرایش به مدیریت دانش شناسایی کرده‌اند. جهان گرایی و رقابت منجر شد تا دانش به عنوان ارزشمند ترین منبع استراتژیک شناخته شود و توانایی سازمان به منظور کاربرد دانش برای استفاده از فرصت های بازار و حل مسئله مهم ترین آن گردد. اجرای بعضی از استراتژی های رقابتی منجر به کاهش نیروی کار شده است که دانش ارزشمندی را در خود حفظ می‌کند. در هر صورت برخورد هوشمندانه با منابع دانش عاملی مؤثر و مهم در موفقیت سازمان ها به شمار می رود. در بیان دلایل اهمیت مدیریت دانش به موارد زیر را مورد توجه قرار می‌دهیم :