آیا سازمان خط مشی ها و دستورالعمل های سالانه نیاز دارد یا خیر؟ میزان قوانین و مقررات موجود در سازمان چقدر است ؟ شرح مشاغل مفصل و دقیق تهیه شده اند یا خیر؟ میزان قوانین و مقررات موجود در سازمان چقدر است ؟ شرح مشاغل مفصل و دقیق تهیه شده اند یا خیر ؟ و اینکه اسناد و مدارکی که در سازمان به کار می‌روند چقدر است ؟ دیدگاه دیگر نسبت به رسمیت این است که میزان رسمی بودن ، هم قوانین مکتوب و هم غیره مکتوب را در بر می‌گیرد . در این دیدگاه ادراکات به اندازه واقعیت ها مهم هستند. برای تحقق مقاصد سنجش رسمیت ، علاوه بر در نظر گرفتن اسناد و مدارک سازمانی می توان از طریق بررسی نگرش های کارکنان در خصوص اینکه تا چه حد رویه های شغلی در سازمان مشخص بوده و اینکه قوانین سازمان به چه میزان و مقداری اجرا می‌گردند ، نیز ‌به این مهم دست یافت.

دامنه رسمیت :

سازمان ها از لحاظ رسمیت با هم متفاوتند و در درون سازمان ها نیز رسمیت به درجات مختلفی وجود دارد . در برخی مشاغل که باید برای هر عمل و اقدامی یک روش استاندارد شده و خاص وجود داشته باشد ، رسمیت افزایش می‌یابد . و از سوی دیگر در مشاغلی که نیاز به مهارت‌های چندانی ندارند و غالبأ ساده و تکراری هستند امکان رسمیت بیشتری است و در مشاغل حرفه ای این امکان زیاد وجود ندارد. رسمیت نه تنها بر حسب اینکه مشاغل غیر تخصصی یا حرفه ای هستند تفاوت پیدا می‌کند، بلکه بر حسب سطوح سلسله مراتب سازمانی و واحدهای وظیفه ای سازمانی نیز قابل تغییر و تفسیر هستند. کارکنانی که در سطوح بالای سازمان قرار دارند به فعالیت هایی که کمتر تکراری بوده و مستلزم راه حل های برنامه ریزی نشده اند ، انتقال دارند . آزادی عمل مدیران با حرکت در طول سلسله مراتب سازمانی به طرف بالا افزایش می‌یابد . ‌بنابرین‏ رابطه رسمیت با سطوح سازمانی معکوس است .(رابینز ، ۱۳۸۴،۹۰)

رهاوردهای « رسمی بودن » برای فرد :

پژوهشگری به نام « کروزیر» در سال ۱۹۶۴ بر روی دو سازمان فرانسوی تحقیق نمود و نمونه بسیار شدید از رسمی بودن کارها را ارائه کرد . او یادآور می شد : « مقررات خشک اداری همه وظایف افراد در سازمان تعیین می‌کند نوع رفتاری که فرد باید رعایت کند به صورتی دقیق مشخص می شود . شرایط احراز پست و خط مشی شغلی به وسیله مقررات بسیار خشک اداری تعیین می‌گردد.»

این نوع سازمان بسیار رسمی و با توجه به سایر ویژگی های سازمانی « یک اداره باطل » وجود می آورد که تنها به خاطر مقررات ( و نه به هیچ دلیل دیگری ) ، مقررات رعایت می‌شوند . زیرا افراد براین اساس مورد ارزیابی قرار می گیرند . در چنین مقررات خشک و سخت است نمی تواند با مشتریان سازش کند و نیز نمی تواند خود را با شرایط در حال تغییر محیط وفق دهد ، زیرا طبق مقررات نوع تصمیماتی که باید گرفته شود مشخص است و سازمان تعیین می‌کند در صورت بروز شرایط خاص چه کسانی حق تصمیم گیری خواهند داشت .

کارکنان خود را در پناه مقررات مصون می نمایند . هیچ انگیزه ای برای ایجاد استقلال و خلاقیت و ابتکار عمل وجود ندارد ، زیرا این ویژگی ها سازمان را تهدید می کند افراد می کوشند با رعایت مقررات خشک اداری خود را از هر خطر مصون و محفوظ بدارند . در چنین سیستمی افراد می کوشند هر نوع خلاقیت و نوآوری را سرکوب و در مقابل تغییرات محیطی از خود مقاومت بخرج می‌دهند . و به اصطلاح خود را بنده و مطیع بی قید و شرط مقررات کنند .( هال ، ۱۳۷۶،۱۰۶)

منظور از رسمیت ، میزان عضویت ، مسئولیت ها ، اختیار و آزادی تصریح شده در تصمیم گیری است . این موضوع حائز اهمیت است زیرا میزان رسمیت معمولأ با هزینه ، فراگیر بودن ، دقت و موفقیت برنامه ریزی همبستگی مثبت دارد به علت مزیت هایی که از استاندارد کردن رفتار کارکنان نصیب سازمان ها می شود ، رسمیت را به کار می گیرند . استاندارد نمودن ، تغییر پذیری رفتار را کاهش می‌دهد . همچنین باعث افزایش هماهنگی در کار می شود . منافع اقتصادی حاصل از رسمیت را نباید بیش از حد جلوه داد . رسمیت بیشتر آزادی عمل کمتری را از متصدی شغل می طلبد . این موضوع ، قضاوت‌های تخصصی متصدیان در آن ها بیشتر به کار می رود .( رابینز ، ۱۳۸۴،۹۱)

اختلالات و اشکالاتی که رسمیت زیاد به وجود می آورد:

اولین آن ، اشکال رفتاری است . رفتار گرایانی نظیر : لیکرت ، آرجریس و مک گریگور معتقدند که افراد نیاز به استقلال دارند ، قوانین و مقررات زیاد و دست و پا گیر ، افراد را تحت فشار می‌گذارند و افراد در مقابل این فشارها ، مقاومت از خود نشان می‌دهند . در نتیجه قوانین بیشتری برای کنترل مقاومت افراد به کار گرفته خواهد شد و با آن ها هم مثل بچه ها رفتار خواهد شد نه مثل افراد بزرگسال . مقاومت افراد می‌تواند باعث به وجود آوردن مشکلات جدی شود . مقررات شدید ، باعث می شود که با افراد مثل ماشین هایی رفتار شود که هیچ اختیاری از خود نشان ندارند و طبق دستور از پیش تعیین شده ، رفتار می‌کنند . ضمنأ رسمیت می‌تواند در نحوه پاسخ و و اکنش سازمان نسبت به محیط خود کندی ایجاد کند . به عنوان مثال زمانی که سازمان لازم باشد به یک فشار رقابتی یا یک محصول جدید که به بازار معرفی می شود ، سریع پاسخ دهد ، سازمان به علت رسمیت زیاد نخواهد توانست واکنشی مناسب و سریع از خود نشان دهد.

اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردار باشد ، متصدی آن ، برای انجام دادن فعالیت های مربوط به آن شغل و اینکه چه موقعی انجام شود و چگونه باید انجام گردد از حداقل آزادی عمل برخوردار است . در چنین حالتی از کارکنان انتظار می رود همیشه نهاده های یکسانی را با روش معینی به کار برند که به نتایج از پیش تعیین شده ای منجر گردد. از این رو وقتی رسمیت بالا است شرح شغل های مشخص ، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعملهای روشن در خصوص فرایند کار در سازمان وجود دارند . « ریچارد اچ . هال » رسمیت حداکثر را از رسمیت حداقل متمایز می‌کند .

رسمیت وقتی حداکثر است که رویه های رسمی زیاد باشد و شیوه های انجام کار به طور دقیق مشخص شده باشد (همانند کارخانه مونتاژ اتومبیل ) . وقتی یک موقعیت منحصر به فرد وجود داشته باشد و رویه های رسمی برای انجام کار موجود نباشد ، گفته می شود که رسمیت در سازمان حداقل است .(مقیمی ، ۱۳۸۰ ، ۷۰)

رسمیت نه تنها بر حسب اینکه مشاغل غیر تخصصی یا حرفه ای هستند تفاوت پیدا می‌کند ، بلکه بر حسب سطوح سلسله مراتب سازمانی و واحدهای وظیفه ای سازمانی نیز قابل تغییر و تفسیر هستند . کارکنانی که در سطوح بالای سازمان قرار دارند به فعالیت هایی که کمتر تکراری بوده و مستلزم راه حل های برنامه ریزی شده اند ، اشتغال دارند . آزادی عمل مدیران با حرکت در حلول سلسله مراتب سازمانی به طرف بالا افزایش می‌یابد . ‌بنابرین‏ رابطه رسمیت با سطوح سازمانی معکوس است .