شکل ۲ ـ ۲ : رابطه سیستم پشتیبانی تصمیم و درجه ساختار یافتگی مشکلات

منبع : «مک لئود»^[۶۴]، ۱۹۹۵، ص ۳۶۰

سیستم پشتیبانی تصمیم مانند هر سیستم دیگری محیطی دارد که شامل تصمیم گیرنده و شرایط تصمیم می‌شود، همچنین ورودی‌هایی و فعالیت‌های درونی و بروندادهایی دارد. همچنین نوع سیستم پشتیبانی تصمیم از یک مرحله تا یک مرحله و از یک فعالیت تا فعالیت دیگر متفاوت می‌باشد.

۲ـ ۴ ـ۲ ـ سیستم گزارش دهی مدیریت^[۶۵] (MRS)

سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت که همچنین سیستم‌های گزارشگری اطلاعاتی نیز نامیده شده است از مهمترین سیستم‎های پشتیبانی مدیریت محسوب می‎شود، سیستم‎های گزارش‎دهی مدیریت بسیاری از نیازهای اطلاعاتی تصمیمات روزمره مدیریت را پشتیبانی می‌کند. گزارش‌ها، نمایش‌ها (گراف‌ها و نمودارها) و گزارشات واکنشی به وسیله چنین سیستم‌هایی فراهم می‌گردند.

لوکاس^[۶۶] (۱۹۹۴) عقیده دارد که “سیستم گزارش دهی مدیریت تمرکز بر پردازش داده ها^[۶۷] بر خود کار کردن فعالیت‌های اداری را به تأکید بر فراهم کردن اطلاعات مبتنی بر گزارش^[۶۸] برای گزارش گیری، برنامه ریزی و کنترل مدیریت تبدیل می‌کند” (ص ۱۸۴).

به عبارت دیگر می‌توان گفت، سیستم‌های گزارش دهی مدیریت با تولید گزارشات خلاصه و ساختاری و با مبنای منظم و تکراری، کار مدیریت را تسهیل می‌کنند. سیستم‌های اطلاعاتی انواع متوعی از گزارشات، نظیر گزارشات برنامه‎ای، گزارشات درخواستی، گزارشات خاص، گزارشات تفصیلی، گزارش بر مبنای استثناء و گزارشات تاریخی در اختیار مدیران قرار می‌دهند که در زیر چند مورد از آن ها (صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴) توضیح داده شده است:

الف) گزارشات برنامه ای: گزارشاتی هستند که به طور متناوب و یا بر اساس برنامه زمانبندی شده مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه تولید می‌شوند.

ب) گزارشات درخواستی: این گزارشات بر مبنای درخواست مدیران یک سری اطلاعات خاص را ارائه
می‌کنند. به عبارت دیگر ماهیت این گزارشات درخواستی می‌باشد.

ج) گزارشات تفصیلی: در این نوع گزارشات، ریز اقدام اطلاعاتی که منجر به تهیه گزارشات دیگر شده است را می‎توان دریافت نمود. این نوع گزارشات برای کنترل اقدام اطلاعات گزارشات دیرافت می‌شود و نشان دهنده مبنای شکل گیری یک عدد در گزارش می‌باشد.

د) گزارشات بر مبنای استثناء:

“این گزارشات فقط در مواردی که وضعیت غیرعادی بوده و علائم هشداردهنده وجود داشته باشد تهیه می‌شود. این گزارش‌ها برای مدیران در مسأله تأخیرات مفید است زیرا یکی از وظایف مدیران حل مسأله است و بررسی تأخیرات برای مدیریت صحیح، اساسی است”. (مدهوشی، ۱۳۷۹، ص ۳۵).

در نتیجه سیستم‌های گزارش دهی مدیریت یکی از مهمترین سیستم‌های سازمانی می‌باشند. چرا که، بزرگترین هدف سیستم‌های اطلاعاتی ارتقاء توان تصمیم گیری مدیریت به سطحی واقعاً بالا می‌باشد. علاوه بر این سرعت در بازیابی اطلاعات با توجه به دسترسی سریع به آن ها، امنیت، دقت تمرکز در اطلاعات از دیگر خصوصیات سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت می‌باشد.سن^[۶۹] (۱۹۹۰) عقیده دارد که “سیستم اطلاعات هر مدیری در هر سازمانی به مانند لباسی است که با توجه به خصوصیات شخصی و منحصر به فرد او (طرز تلقی، دیدگاه‌ها و استعدادها) تهیه شده است و در رویارویی با یک موقعیت خاص، مدیران دیدگاه‌های متفاوتی را در پیش می‌گیرند” (ص ۴۹۹). همچنین سیستم گزارش دهی مدیریت مانند هر سیستم دیگری دارای عناصر و ساختاره می‌باشد، معمولاً در سیستم‎های اطلاعات مدیریت داده هایی مورد پردازش قرار می‌گیرند که توسط سیستم پردازش مبادلات^[۷۰] (TPS) و دیگر منابع اطلاعات داخلی تولید می‌شود، شکل زیر ساختار یک سیستم اطلاعات مدیریت را نشان می‌دهد.

داده های MIS

درخواست گزارش

برنامه MRS

داده های TPS

کاربر

گزارشات

انتخاب داده های TPS

شکل ۲ ـ ۳ : ساختار یک سیستم گزارش دهی مدیریت

منبع: مأخوذ از «صرافی زاده» و «پناهی»، ۱۳۸۴، ص ۲۰۹

۲ـ ۴ـ۳ ـ سیستم‌های اطلاعات مدیران اجرایی^[۷۱] (EIS)

سیستم‌های اطلاعات مدیران اجرایی که نیازهای مدیران ارشد یا اجرایی را تأمین می‌کنند، این سیستم‌ها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می‌باشند و معمولاً شامل گزارشات به شکل استاندارد بوده و از جدیدترین سیستم‎های اطلاعاتی هستند. راولی (۱۳۷۹) سیستم‌های اطلاعات مدیران اجرایی را به شرح زیر تعریف نموده است:

سیستم‌های اطلاعات مدیران اجرایی مبتنی بر کامپیوتر می‌باشند و تصمیم گیری و فعالیت‌های اثربخش در سطوح بالای یک سازمان را پشتیبانی می‌کنند. این سیستم‌ها ضمن جمع‌ آوری اطلاعات از منابع داخلی و خارجی سازمان، آن ها را در قالب مطلوب و با توجه به اطلاعات کلیدی در دسترس مدیران عالی قرار می‌دهند. برای به کارگیری این سیستم‌ها لازم است مدیران از بخش‌های مختلف سازمان، محیط و عوامل بیرونی آن آگاه باشند (ص ۱۱۰).

سیستم‌های اطلاعات مدیران اجرایی (برین^[۷۲]، ۱۹۹۷) سیستم‌هایی هستند که بسیاری از خصوصیات سیستم‌های پشتیبانی تصمیم و سیستم‌های پشتیبانی مدیریت را با یکدیگر ترکیب می‌سازند. این سیستم‌ها برای اولین بار که ایجاد شدند بر تحقق نیازهای استراتژیک مدیریت عالی متمرکز بودند. روساخر و اولسون^[۷۳] (۲۰۰۸) عقیده دارند که “اولین هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیران اجرایی فراهم آوردن امکاناتی جهت دسترسی سریع و آسان مدیریت اجرایی، عوامل حیاتی موفقیت^[۷۴]، که به معنی عوامل کلیدی که در تحقق اهداف استراتژیک سازمان حیاتی است، می‌باشد” (ص ۷۰). ‌بنابرین‏ سیستم‌های اطلاعاتی مدیران عالی، اطلاعاتی را که به مدیران دید و بینش واضح تری از روندها و وقایع حساس و کلیدی، قبل از اینکه نسبت به انجام آن ها خیلی دیر شده باشد، را تحلیل می‌کنند و نمایش می‌دهند.

۲ ـ ۴ ـ ۴ـ سیستم خودکار اداری^[۷۵] (OAS)

مدی سان و دارتون^[۷۶] (۱۹۹۶) اظهار می‌دارند که “سیستم اتوماسیون اداری، سیستم‌های مبتنی بر کامپیوتر هستند که در تسهیل ارتباطات و افزایش بهره وری مدیران و کارکنان اداری از طریق مستندسازی کمک می‌کنند” (ص ۹۸).

رواج ریز کامپیوترها در ادارات (صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴)، با انتشار روزافزون محصولات جدید ارتباطی، کامپیوتری و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرایی امور اداری همراه بوده است. در ابتدا از سیستم‎های کامپیوتری برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می‌شد، اما به مرور زمان کامپیوترها به یکدیگر مرتبط گردیدند. این ارتباط به کاربران اجازه می‌دهد نه تنها از فایل‌های مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند، بلکه می‎توانند برای یکدیگر ارسال نمایند. در جدول زیر انواع سیستم خودکار اداری و کاربرد آن ها شرح داده شده است.

جدول ۲ ـ ۲ : انواع ابزارهای اتوماسیون اداری

برنامه سیستم خودکار اداری OAS

کاربرد

کلمه پرداز

تهیه اسناد و مدارک

پست الکترونیکی

دریافت و ارسال پیام

تابلوی اطلاعات الکترونیکی

انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن

پست صوتی

پشتیبانی از جعبه‌های پستی و صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی

پردازش تصویر

دسترسی on-line به مکاتبات و اسناد دیگر

سیستم نوشتاری گروهی

ارتباط رو در رو بدون مسافرت

OAS جامع

ترکیب اسناد و پیام‌ها