۲-۱-۹-۱-۳٫ مدیریت بر مبنای هدف در کتابخانه‌ها

گسترده ترین تئوری تحسین برانگیز مدیریت ” مدیریت بر مبنای هدف ” ^[۶۰] می‌باشد. این شیوه مدیریتی به عنوان راهنمای رفتاری برای افراد و گروه‌های داخل سازمان عمل می‌کند. در این شیوه اهداف افراد با هدف‌های سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. این فرایند بر روی تلفیق اهداف سازمانی و فردی برای ” تصمیم گیری ” تأکید می‌کند. این تکنیک در صنعت و تجارت با هر سازمان انتفاعی دیگری اثربخش است و به خاطر برخورداری از عوامل و جنبه‌های رفتاری آن در کتابخانه‌ها نیز قابل استفاده و اجرا می‌باشد. این الگو توسط پیتر دراکر عنوان شد و عبارت است از ” فرایندی که به وسیله آن مدیران تمامی سطوح با سایر افراد، هدف‌های فردی و سازمانی را تشخیص می‌دهند “. افزون بر این، دراکر بیان می‌کند که این تکنیک‌ها به معنی توانایی هدایت فردی و کاری توسط خود فرد است و می‌تواند همچنین به معنی تسلط ‌یک فرد بر سایرین نیز باشد(ماهاپاترا، ۱۳۸۶، ص۴۲).

مدیریت بر مبنای هدف از فنونی که در سازمان‌های انتفاعی و غیرانتفاعی از جمله کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی، کاربرد دارد و برای تکمیل فرایند برنامه ریزی استفاده می شود و به طور ویژه با بر قراری پیوند بین اهداف سازمانی با اهداف افرادی که در سازمان فعالیت می‌کنند سر و کار دارد و هدف آن دستیابی به موفقیت‌های بزرگتر است. در کتابخانه‌ها به طور غیررسمی از مدیریت بر مبنای اهداف برای ایجاد پیوند بین افراد و اهداف سازمانی، با فرایند تصمیم گیری استفاده می شود. به خاطر برخی مفاهیم که در آن مطرح است (مثل ارتباطی که بین واحدهای مختلف از طریق فناوری متداول، کاربران، ارزش‌ها، اهداف و رسالت‌ها بر قرار می‌کند) هم تراز با مدیریت راهبردی قرار می‌گیرد و تأکید آن بر تهیه چارچوب کاری برای آینده فرایند مدیریت است. مدیریت بر مبنای اهداف طی مراحلی انجام می شود که عبارتند از:‌یافتن اهداف، تثبیت اهداف، و کنترل و گزارش دهی ‌در مورد موقعیت اهداف. در اجرای مدیریت بر مبنای اهداف باید توجه کرد که اهداف تعیین شده برای اشخاص خیلی ساده،‌ یا خیلی مشکل نباشد، اهداف با سیاست‌های سازمان در تناقض نباشد و در نهایت افراد مسئول ‌پاسخ‌گویی‌ در مقابل اهدافی نباشند که از توانایی و کنترل آن ها خارج است (استوارت و موران، ۱۳۹۰، ص۹۹).

۲-۱-۹-۲٫ کفایت ارتباطات ^[۶۱]

چون سازمان‌ها مثل گروه‌های کوچک، سیستم‌های رویاروی همزمان نیستند، گردش و انتقال ارتباطات در آن ها اهمیت زیادی دارد. کفایت ارتباط، بدان معنا است که ارتباطات نسبتا عاری از تخریب در جهت افقی و عمودی و همچنین متقابلا بین سازمان و محیط آن وجود دارد و اطلاعات به خوبی در گردش است (اونز، ۱۳۸۲، ص۳۴۰-۳۳۷). در‌ یک سازمان سالم، فشارهای درونی موجود، بی‌درنگ حس می‌شوند. اطلاعات کافی برای تشخیص دشواری‌های آن موجود است و کارکنان سازمان، اطلاعات مورد نیاز را بدون انجام تلاش‌های زاید ‌یا مراجعه ‌به این و آن،‌ یا تشکیل جلسات مکرر، به راحتی به دست می‌آورند.

۲-۱-۹-۲-۱٫ مفهوم ارتباط

اغلب افراد برداشت روشن و واضحی از ارتباطات در ذهن ندارند. گروهی ارتباطات را در سازمان مختصر به مکاتبات اداری و ارسال و دریافت نامه‌ها می دانند و آن را مترادف مکاتبات اداری در نظر می گیرند. گروهی دیگر از ارتباطات، وسایل ارتباطی مثل تلفن، تلگراف، رادیو، و امثال آن را به ذهن تداعی می‌کنند. برخی افراد ارتباطات را در مقابل ضوابط و مقررات قرار داده و معتقدند روابط باید جای خود را به ضوابط بدهد. به زعم‌ این موارد، ارتباطات همان روابط شخصی و غیر اداری است. با وجود تنوع برداشت‌ها از ارتباطات، در مدیریت، ارتباطات را انتقال اطلاعات^[۶۲]، مفاهیم و معانی بین افراد سازمان تعریف می‌کنیم و منظور از اطلاعات تنها وقایع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نیز شامل می شود. ‌بنابرین‏ زمانی که اطلاع یا خبری را به فردی می‌دهیم، یا نظر را برایش بازگو می‌کنیم با او ارتباط بر قرار کرده‌ایم و همین طور زمانی که در نگاه، حالات چهره، طرز رفتار یا لحن صدایمان نکته‌ای هست که بازگوکننده احساسات و عواطف است، باز ارتباط بر قرار کرده‌ایم. بدین ترتیب ارتباطات عبارت است از ” انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساس‌ها بین افراد در سازمان با واسطه یا بلاواسطه ” (الوانی، ۱۳۷۵، ص۱۶۸).

ارتباطات^[۶۳] نقش حیاتی در مدیریت منابع انسانی ایفا می‌کند. ارتباطات باید شفاف و نشان دهنده هدف اصلی پیام، با طراحی خوب و گویا باشد. محتوا، هدف، حوزه های اولویت، فعالیت‌های دخیل و جدول زمان بندی باید به نحو مناسبی به دریافت کننده نهایی منتقل گردند(ماهاپاترا، ۱۳۸۶، ص۶۷).

الگوهای ارتباطات سازمانی به طور نمونه الگوی زنجیره‌ای، حلقه‌ای، ستاره‌ای و الگوی y که اثربخشی آن ها در سازمان مورد بررسی قرار گرفته است. الگوهای شبیه الگوی ستاره‌ای کاملا متمرکز بوده و تنها یک فرد امکان ارتباط با سایرین را دارد. در حالی که در الگوی حلقه‌ای همه افراد امکان ارتباط با یکدیگر را داشته و نحوه ارتباط غیرمتمرکز می‌باشد. میزان رضایت کل افراد در الگوهای غیرمتمرکز بیشتر از الگوهای متمرکز بوده و‌ این مسأله از نظر نحوه ارتباطات و انگیزه بسیار مهم است. همچنین وجود اطلاعات در نزدیک فرد، او را به صورت یک قدرت در سازمان درآورده و به او نقش رهبری می‌دهد، و ‌این نظر را که دسترسی به اطلاعات یکی از منابع اصلی قدرت در سازمان است اثبات می‌کنند مانند الگوی y (الوانی، ۱۳۷۵، ص۱۸۰).

مدیر نخست باید تلاش کند از طریق سازگاری با کارمندان کسب اعتبار کند و به ‌این ترتیب محیطی به وجود آورد که افراد بدون ترس از انفصال، احساس کنند که آزادند و ‌در مورد مشکلات به بحث بپردازند. وی همچنین می‌تواند فاصله میان انجام کارها و ارزشیابی آن ها را کوتاه کند. سومین کاری که مدیر می‌تواند انجام دهد دخالت کارمند در فرایند کلی و واحد و فراهم ساختن فرصتی است برای کارمندان تا اهمیت هر شغل را برای موفقیت واحد ببیند. ‌این امر نه تنها موجب می شود که کارمندان با علاقه و مشارکت بیشتری فعالیت کنند بلکه پیشنهادهایی نیز برای افزایش تولید و عملکرد نیز ارائه خواهند داد (اونز، ۱۳۷۷، ص۲۲۹).