به طور کلی ارتباطات کلامی شامل کلماتی است که بر زبان می آوریم برای مثال جذاب بودن محتوای کلام ، تهدید آمیز نبودن آن ، شور انگیز بودن موضوع صحبت ، قابل فهم بودن کلام و … که باعث تسهیل ارتباط می‌گردد ، از این دست در واقع به مجموعه روابطی که از طریق سخن و گفتگو حاصل می شود ارتباط کلامی می‌گویند . برای اینکه در روابط خود موفق شویم باید از کلمات با دقت استفاده کنیم . هر کلمه ای احساسات ، عواطف خاص و عملکرد متفاوتی را در افراد بر می انگیزد اگر کلمات در مکان مناسب خود به کار برده شوند به سرعت بر جسم و روح افراد تاثیر می‌گذارند . بیان الفاظ دلپذیر و موزون موجب می شود شخص مقابل با متانت به سخن ما گوش فرا دهد . اما عبارت های مغرضانه و کینه جویانه اغلب خشم فرد دیگر را بر می انگیزد و اورا به جبهه گیری دعوت می‌کند و در نهایت روابط را به دشمنی و تعارض و نبرد می کشاند ( سجادی پور ، ۱۳۸۶ ، ص ۲۹ ) .

گوش دادن فعال با همدلی با گوینده تشدید می شود .گوش فرادادن یک مهارت حیاتی است که در هنگام بروز تعارض افراد کمی آن را به کار می گیرند.در هنگام بروز تعارض افراد کم تر به حرف یکدیگر گوش می‌دهند (مرادی ، ۱۳۹۱ ) .

مهارت شنودی ( گوش دادن ) : یعنی توانایی مدیر در توجه به پیشنهادها یا سؤالات دیگران و درک آن ها (‌آهن‌چیان ، منیدری ، ۱۳۸۳ ، ص ۴۲ ) .

ارتباطات شنیداری چالش عمده مدیران امروزی است.مدیران در دنیای اشاره نوشتار ‌و گفتار عمل می‌کنند.بیشتر وقت مدیران در ارتباطات با دیگران می گذرد ومهارت درامر ارتباطات شرط اصلی کامیابی مدیران امروزی است ( خاکی ، ۱۳۸۷ ) .

در برقراری ارتباط مؤثر گوش دادن اهمیت زیادی دارد.ما برای پاسخ دادن مناسب به دیگران باید به پیام های آنان توجه کنیم وخوب گوش دهیم . گوش دادن واقعی به معنای ساکت بودن وگوش فرادادن به آنچه دیگران می‌گویند ،است . شرط اصلی گوش دادن تمایل ‌و خواست واقعی برای این کار است ( رادفر و همکاران ، ۱۳۸۷ ، ص ۴) .

در گوش دادن واقعی منظور این نیست که یک گوشه نشسته ودهانمان هم بسته باشد .گوش دادن فرایند فعالی است که لازمه آن مشارکت است (رادفر و همکاران ، ۱۳۸۷ ، ص ۴) .

مفهوم مهارت‌های ارتباطی شنیداری ( گوش دادن) ، این نیست که در هنگام گوش دادن به صحبتهای یک فرد، صرفاً گاهگاهی سر تکان دهیم و با ذکر کلمه ها و عباراتی مانند : صحیح، آهان، که اینطور، عجب و … وانمود کنیم که به صحبتهای او گوش می‌کنیم. در فرایند ارتباط مستقیم، بین ما و مخاطب برای برقراری ارتباط، واسطه ای وجود ندارد، درک پیام حائز اهمیت است. این امر هنگامی تحقق خواهد یافت که پیام گوینده را دقیقاً و بی کم و کاست بشنویم. در غیراین صورت، محتوای پیام و هدف گوینده را درک نخواهیم کرد و ارتباط مؤثر و هدفمند بین ما برقرار نخواهد شد ( عباسی ، ۱۳۹۰ ) .

ارتباطات بین فردی ، از جمله گسترده ترین ارتباطات انسانی است . همچنین از ارکان مهم و مبنای شکل گیری یک نظام اجتماعی حضور اقشار مختلف مردم و پیوند و ارتباط میان این افراد است . جامعه انسانی نیز به عنوان نظامی اجتماعی ، میان اجزاء آن ارتباط و پیوند وجود دارد .

ما بخش عمده ای از زندگی خود را در ارتباط با دیگران سپری می‌کنیم و یا در فکر آن به سر می بریم که ارتباطات مؤثری داشته باشیم. مهم ترین ابزار ارتباط زبان است، اما اولین ابزار ارتباط میان فردی لبخند اجتماعی است که بین هفته دوم تا هشتم ابراز می شود . انسان موجودی اجتماعی است به همین خاطر به روابط بین فردی نیاز دارد. سلامتی روان ما هم بستگی کاملی با کیفیت روابطمان با دیگران دارد. بسیاری از دانشمندان یکی از شاخص های سلامتی را میزان برقراری و حفظ روابط و تشریک مساعی با دیگران ذکر می‌کنند. افرادی که در این نوع روابط دچار مشکل هستند، اغلب دچار اضطراب های بیهودگی و انزوای روز افزون می‌شوند. به همین دلیل برای دور ماندن از رنج و تنهایی و کسب محبت مجبور به برقراری روابط انسانی مؤثر و مفید هستیم ( عاشوری ، ۱۳۹۰) .

درکتب ارتباطی خصوصاً مبانی ارتباطات ، ارتباط را به انواع مختلفی چون : خصوصی ، جمعی ، نوشتاری ، ملی و فراملی ، کلامی و غیر کلامی ، انسانی و غیر انسانی ، سازمانی و غیری سازمانی و نمادین و …. تقسیم می‌کنند . اما به نحو کلی ارتباط را می توان به دو نوع انسانی و غیر انسانی تقسیم کرد که دو طرف ارتباط ، فرد و انسان مختار و عاقل قرار دارند این ارتباطات انسانی در سه سطح درون فردی ، میان فردی و جمعی قابل تقسیم هستند . (( ارتباط درون فردی یا همان ارتباط با خود به فعالیت هایی مانند پرورش افکار ، تصمیم گیری ، گوش دادن ، خود نگری و … گفته می شود . ارتباط میان فردی ، به ارتباط و مراودات بین دوفرد اطلاق می شود این نوع ارتباط شامل گفتگو ، مصاحبت و مذاکره گروهی و … می شود .در ارتباط جمعی ، فرد پیامی را به جمعی از مخاطبان می فرستد .این نوع ارتباط ممکن است مستقیم ، نظیر ارتباط چهره به چهره که طی آن پیامی از گویند به شنوندگان منتقل می شود یا مانند پیامی که توسط ابزارهایی مانند رادیو و تلویزیون پخش می شود ، غیر مستقیم باشد )) ( بستانی ، ۱۳۸۶ ، ص ۱۵ ) .

بدین ترتیب ارتباط میان فردی را اینگونه تعریف می‌کنیم :

فرایند پویا و پیوسته ، مبتنی بر همگرایی و اعتمادی متقابل بین دو فرد است که در آن با بهره گرفتن از گفتار ، نوشتار ، علایم و رفتار ،‌ فکر ، پیام و یا اطلاعات ، مبادله می‌شوند . که این تعریف دارای ویژگی های زیر است :

1. 1. ارتباط یک فرایند است : برای برقراری ارتباط باید حداقل دو نفر در سلسله رویدادهایی مستمر و پویا درگیر شوند که طی آن ، هر دو یک از آن ها تحت لوای نظام تعیین کنندگی متقابل بر یکدیگر تاثیر می‌گذارند و از یکدیگر تاثیر می‌پذیرند . این دو نفر به طور همزمان یکدیگر را در چنین بافتی ، ادراک و ماوقع را معنا کرده و ‌بر اساس همین ادراکات و معانی ‌در مورد نحوه واکنش و پاسخ خود تصمیم گیری می‌کنند ( هارجی ، ساندرز ، دیکسون ، ۱۳۷۷ ، ص ۲۱) .

1. 1. ارتباط یک تبادل است : علی رغم نظر برخی نظریه پردازان قدیمی چون کلود شانون و وارن ویوور ^[۴۶] که ارتباط را فرایند خطی می‌دانستند که طی آن ، منبع ، پیام را فرمول بندی و به گیرنده منتقل می کرد ، نظریه پردازان دیگر چون مایرز به ماهیت پویا و متغیر فرایند ارتباط توجه داشته و بر تاثیر ارتباط برقرار کنندگان بر یکدیگر در یک سیسیتم دو سویه تأکید دارند . این تاثیر بین افراد ، همان تبادلی است که ارتباط ، در بردارنده آن می‌باشد . چناچه یکی از طرفین ارتباط ، داخل این سیستم دو سویه ارتباطی نشود ، ارتباط به معنا واقعی خود شکل نگرفته است این دیدگاه به دیدگاه تعاملی یا تبادلی نیز معروف است (هارجی ، ساندرز ، دیکسون ، ۱۳۷۷ ، ص ۲۴ ) .