آن ها در واقع با مشکل زمان روبرو نیستند زیرا قصد حرکت به جایی را ندارند. اگر قرار است هدفی انتخاب شود باید زمان لازم هم برای رسیدن به آن در نظر گرفته شود تا حصول اهداف امکان پذیر باشد. افراد به زمان نیاز دارند تا به اهداف خود برسند و به اهداف نیاز دارند تا به موفقیت دست پیدا کنند این رابطه تنگاتنگ در مدیریت زمان از اهمیتی فراوان برخوردار است.

چون با از دست دادن زمان در واقع هیچ کاری نمی توان کرد. اهداف روشن حدود کار را تعیین می‌کند و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز می‌سازد. بدون اهداف روشن ممکن است کارها کاملاً به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است تمام شود. ‌بنابرین‏ نتایج حاصل از مدیریت زمان آنگاه مثمر ثمر خواهد بود که تصمیم بگیرید در مقصودی دیگر از آن استفاده کنید.

در غیر اینصورت وقت ذخیره شده چه چیزی را عایدتان می‌سازد کار بیشتر دغدغه بیشتر در حالی که ارزش واقعیت مدیریت زمان تعالی بخشیدن به حیات آدمی در تمام ابعاد و زندگی آسوده تر و بهتر است، زیرا بدون هدف زندگی معنا و مفهومی نخواهد داشت و با تعیین هدف است که انسان بر انگیخته می شود تا در جهت حصول آن نقشی ایفا کند.

از این رو چهار عرصه فوق نشان می‌دهد که استفاده صحیح از زمان تا چه حد می‌تواند در بر کندن ریشته اضطراب و در برقراری تعادل منطقی بین امور کاری زندگی مؤثر باشد و تا چه میزان می‌تواند در افزایش خلاقیت و حصول اهداف از پیش تعیین شده تاثیر بگذارد.

پس از تعیین هدف آنچه که در مدیریت زمان حائز اهمیت است اولویت بندی کارها است بعد از آن در نظر گرفتن مناسب ترین زمان برای انجام آن. به قول مکنزی (۱۳۷۵) اگر واقعاً می خواهید از زمانی که در اختیار دارید به نحو مطلوب استفاده کنید برنامه ریزی وقت بهترین کاری است که می توانید انجام دهید ‌به این ترتیب که ‌هدف‌های‌ خود را مشخص و برای آن ها مقاصدی تعیین نمائید سپس فعالیت های روزانه را به گونه ای تقسیم کنید که تحقق اهداف فوق را امکان پذیر سازد.

اسلامی (۱۳۷۳) معتقد است:

اگر در مدیریت وقت فرد ۲۰% از وظایف خود را انجام بدهد می‌تواند ۸۰% نتیجه را به دست آورد ‌به این صورت که اگر یک مدیر از کارهای روزانه خود لیستی تهیه کند و آن مثلاً ده مورد باشد او می‌تواند امیدوار باشد که ۸۰% از کارهای مهم خود را با انجام دادن دو مورد از مهمترین موارد مندرج در لیست به انجام برساند.

قانون پارتو نشان می‌دهد که یک مدیر در تنظیم اوقات خود و برای استفاده بهتر از وقت باید همواره در فکر انجام دادن مهمترین کارها باشد. زیرا منابع و امکانات آدمی محدود است و باید به نحو منطقی و عقلانی مورد استفاده قرار گیرند. مدیر باید فکر خود را بر فعالیت هایی متمرکز سازد که بیشتری نتایج را عاید می‌سازد و از پرداختن به مسائل سطحی و حاشیه ای پرهیز کند.

علاوه بر این توجه به سیکل انرژی فرد در برنامه ریزی روزانه از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این زمینه مکنزی ۰۱۳۷۵) می نویسد: « بسیاری از افراد اوقاتی از روز را با انرژی و توان جسمانی و فکری بیشتر کار می‌کنند و در مواقعی نیز غیر فعال تر هستند. بسیاری از آن ها مثلاً بعد از صرف ناهار دچار کمبود انرژی می‌شوند صبح هنگام در ساعت چهار صبح می‌توانند پر توان و نیرومند از خواب بیدار شوند.

اصول مدیریت زمان

یکی از لازم ترین و مهمترین مباحث در موضوع مدیریت زمان آشنایی با اصول و قواعد آن و کسب مهارت برای به کارگیری این اصول در زندگی است. در همین زمینه نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد یک کتاب مدیریت زمان مهمترین اصول و قواعده مدیریت زمان را بشرح ذیل بیان می‌کند:

۱- اصل برنامه ریزی برای کوچک ترین واحد زمان

۲- اصل استفاده از برنامه ریزها در استفاده از زمان

۳- اصل اولویت بندی کارها

۴- اصل هدفمندی و هدف گزاری (کلید طلایی مدیریت زمان)

۵- اصل واگذاری وظایف

۶- اصل توجه به امروز

۷- اصل استراحت منظم

۸- اصل ۲۰/۸۰ قانون پارتو (۲۰% کار مفید ۸۰% پیشرفت برای شما)

۹- اصل عمل بجای گفتن

۱۰- اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها

۱۱- اصل استفاده از اوقات سوخته (صص ۳۵-۱۵)

نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد دوم مدیریت زمان به بیست و شش اصل دیگر از اصول مدیریت زمان به شرح اشاره داشتند:

۱- اصل تنافس( به معنای تلاش دو انسان است که هر کدام می‌خواهد شیء نفیسی را که برای دیگری است در اختیار بگیرد).

۲- اصل سهر و سحر(سهر به معنای بیداری در شب و سحر به معنای وقت مخصوص نزدیک به طلوع فجر است).

۳- اصل اندیشه سپس عمل

۴- اصل کار در شرایط زیر صفر

۵- اصل مدیریت زمان حتی در خانه

۶- اصل شناخت بهترین و مناسب ترین زمان ها

نگاه به مدیریت زمان از منظر دین

زمان و استفاده صحیح از آن آنقدر مهم و قابل ارزش می‌باشد که خداوند حکیم در قرآن مجید به آن قسم می‌خورد و می فرمایند: عمر خود را به خسران و زیان نگذرانید و در برنامه آن برنامه ریزی نمایید و آن را به بهائش معاوضه نمایید. (سوره عصر آیات ۱ و ۲)

اصلی پور (۱۳۷۷) به برخی از اصول مدیریت و رهبری از دیدگاه نهج البلاغه اشاره کرده که یکی از آن اصول اصول عمل کردن طبق برنامه و زمان است در این اصل گفته شده حضرت علی (ع) در حکمت ۴۰۳ می فرمایند: «کسی که به کارهای مختلف می پردازد نقشه و پیش‌بینی هایش به جای نمی رسد. (ص ۸۱).

حضرت علی در بخشی از فرمان مبارک خود به مالک اشتر می فرمایند:

کار هر روز را در همان روز انجام بده زیرا برای هر روز موقعیتی است (نهج البلاغه، ترجمه ارفع، ۱۳۷۹، ص ۱۱۱۳)

اینکه امیر المومنین (ع) می فرماید: زیرا برای هر روز موقعیتی است مبنای بسیار متین برای وظیفه مذبور می‌باشد چنان که دیروز برای خود از نظر امکانات و عمل و معلومات و قدرت انجام دهنده کار و غیره موقعیت خاصی داشته است و ممکن است امروزه همه آن ها یا مقداری از آن ها منقضی یا دگرگون گردد که موجب فرصت یا از دست رفتن توانایی انجام کار بوده باشد و هم چنان امروز نیز با نظر به امور فوق موقعیت مخصوص به خود را دارد که امروز با نظر به آن موقعیت قابل تحقیق و فردا همین طور.

همچنین حضرت می فرمایند:

بپرهیز از شتابزردگی در امور پیش از آنکه وقتش رسیده باشد و بپرهیز از سستی و ضعف اراده در موقع الامکان اقدام به امر .

یکی از وضایف بسیار مهم زمامداری حفظ متانت و آرامش در اقدام به امور زمامداری است که بشر در طول تاریخ پشت سر گذاشته است چه شرقی و چه غربی خواه در امور سیاسی و خواه در امور اقتصادی و جنگی و از تخلف از دو اصل مذبور (شتاب و اقدام به یک امر پیش از رسیدن به موقعیت آن و تأخیر و درنگ در اقدام به امری که موقعش رسیده و در حال از دست رفتنش است) صدمه ها دیده و امتیازاتی را از دست داده که چه بسا در سرنوشت تاریخی او مؤثر بوده است.

دستور مبارک امام علی (ع) هشدار جدی به زمامدار است برای متذکر ساختن او به لزوم درک و شناخت موقعیت اقدام و امور از راه بیان این دو اصل. (هم شتابزدگی در امور پیش از رسیدن موقع آن خطا است و هم تأخیر و درنگ از اقدام به امری که وقتش رسیده و در معرض زوال و خروج از اختیار آدمی است غلط است)