اصول عمومی استفاده بهینه از زمان :

استفاده بهینه از زمان مجموعه ای از مهارت هاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند.رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه و کار و… استفاده شوند. (اسماعیلی – خالقی ،‌۱۳۷۸)

دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از استفاده بهینه از زمان :

احتمالاً روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست؟ دلیل دوم سستی و تنبلی است.بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند.گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده بهینه از زمان هر گونه دلیل و توجیه را رد می‌کند.مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنید کدامیک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین است.این عمل به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیت ها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت ها را حذف کنید.همچنین مدیریت زمان یا استفاده درست و بهینه از زمان به شما کمک می‌کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری ، مدت زمانی که واقعاً کار می کنید را افزایش دهید.یکی از وجوه رضایت بخش استفاده بهینه از زمان کاهش استرس در زندگی است.کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود. (علی افشار نادری ۱۳۷۰)

چگونه وقت خود را می گذرانید ؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید ، از همان زمان باید شروع کنید.اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید.این کار نباید از طریق حافظه انجام شود.ممکن است شما اکثریت زمان‌های بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمان هایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً به یاد آورید.برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیت ها استفاده کنید.نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید بلکه احساس خود (خسته ، پر انرژی، عصبی ، بی حال و…) را ثبت کنید.هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهید ، نوع فعالیت و زمان آن را ثبت کنید.

پس از ثبت فعالیت ها برای چندین روز ، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند.خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت باند دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آن ها شده است.دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ، فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید.وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده می شود خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند زمان کل آن ها ممکن است قابل ملاحظه باشد.تحلیل فعالیت ها که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی یعنی اولویت بندی فعالیت ها به شما کمک خواهد کرد. اولویت بندی فعالیت ها :

اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان یا استفاده درست و بهینه از زمان است.این عمل کمک می‌کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند ونه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید.این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد.با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیت هایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید.برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید ، فعالیت هایی که تعیین شده که از آن ها لذت می برید و آن ها را خوب انجام می دهید.خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید.در گزارش خود کارهایی را که از آن ها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید.اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آن ها لذت می برید.در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید ، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید.در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است.تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده بگیرید.بعد از تعیین کارهایی که از آن ها لذت می برید و آن ها را خوب انجام می هید،شما آماده هستید که فعالیت هایی را که بیش از توان خود می دانید تفویض کنید.بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید ، زمان برنامه ریزی فرا می‌رسد. (روبرتا روش ترجمه ۱۳۸۴)

برنامه ریزی :

برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می‌شوند.در برنامه ریزی شخصی ، برنامه ریزی از طریق هدفگذاری ‌و ترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام می شود.در برنامه ریزی حرفه ای ، برنامه ریزی پروژه محور است.روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید از هر روش مانند انتخاب اهداف برنامه ریزی رسمی یا غیررسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید.ابتدا انتظارات خود را برآورده کنید.به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد.سعی نکنید به نتایجی ماوراء قابلیت های خود دست یابید.

دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید.برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید.اقدام ‌به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است.هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید.کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد. (عباس حاتمی ۱۳۸۰)

نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت :

الف : از مزاحمت ها جلوگیری کنید.

همواره پذیرای بازدید کنندگان نباشید.بازدید کنندگان می‌توانند موجب به هم ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره وری می شود.با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدید کننده بفهمانید که شما مشغول هستید.هر روشی که به کار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است.تماس های تلفنی می‌توانند خیلی وقت گیر باشند.تماس های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز می دارند.تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آن ها را ندارید.از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید.وقتی کارتان تمام شد پیغام های دریافتی را چک کنید.

ب : کنترل کنید.

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید.این کارها را در فهرست کارها یادداشت کنید.کارهای فهرست را اولویت بندی کنید.با انجام این عمل شما می توانید روز خود را کنترل کنید.شما ابزاری دارید که می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید.پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیت ها را انجام می دهید.همچنین شما می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و می توانید آن ها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

ج : بر بهره ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن.

تمرکز بر بهره وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد.تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره ور باشید.تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا ، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آن ها را سر وقت انجام دهید.